Zoom Fatigue: se la riconosci, la puoi evitare

Con le limitazioni dovute alla pandemia, lo smart working è diventato la modalità di lavoro abituale; videochiamate, videoconferenze e didattica a distanza hanno sostituito incontri, riunioni e lezioni in presenza. Piattaforme come Zoom, Google Meet, Skype, Facebook e Whatsapp hanno raggiunto un boom di utilizzo in questi mesi; pur essendo ottime soluzioni, il loro utilizzo prolungato può influenzare in maniera negativa il nostro cervello, generando stress, ansia, insofferenza, affaticamento, fino, in alcuni casi, ad arrivare al burn-out. Per descrivere questa condizione sempre più diffusa nell'era del lavoro a distanza, gli studiosi hanno coniato il termine “Zoom Fatigue”, ovvero “Affaticamento da Zoom”.

Affaticamento da Zoom: da cosa dipende

Il termine Zoom Fatigue rende bene l’idea della condizione di affaticamento psicologico e di spossatezza date dall'esposizione eccessiva e prolungata alle video-chiamate, su piattaforme come Zoom, Skype e così via.

Ma da cosa dipende? Diversi sono i fattori che vi concorrono:

• SCARSITÀ’ DEI SEGNALI NON VERBALI: Una delle cause dell’affaticamento sperimentato, deriva dalla maggiore attenzione richiesta durante le video-riunioni per rintracciare i segnali non verbali. Nelle interazioni di persona possiamo fare affidamento non soltanto sulle parole pronunciate dall'interlocutore, ma anche su una serie di segnali non verbali (come la direzione dello sguardo, le espressioni facciali, la gestualità) che completano il suo messaggio verbale e che ci forniscono un feedback. Nelle video-chiamate questo corollario è spesso assente (spesso la persona è circoscritta a ad un minuscolo quadratino che le ritrae soltanto il viso) oppure distorto (a causa del ritardo del segnale, la presenza di più partecipanti, l'illuminazione scadente, la webcam a bassa risoluzione, la connessione lenta). Tutto questo rende molto più difficile e stancante sia recepire che inviare il messaggio corretto.

• LA DISSONANZA COGNITIVA: QUANDO LA VIDEO-CHIAMATA E’ UNA SCELTA OBBLIGATA. Un ulteriore elemento di stress potrebbe derivare dalla dissonanza cognitiva, ovvero la tensione o sensazione di disagio che proviamo quando le nostre convinzioni sono in contrasto tra loro. In questo caso da un lato, sappiamo che le video-chiamate sono un utile strumento per entrare in comunicazione con i colleghi, gli amici, i familiari, il partner o il capo ufficio. Dall'altro, al momento non abbiamo alternative e siamo spesso obbligati ad usarle anche quando ne faremmo volentieri a meno. Questo contrasto può generare stress e disaffezione verso il mezzo, che sia esso Zoom, Wathsapp o Skype. Il video inoltre ci rimanda al fatto che non possiamo incontrare fisicamente le persone, abbracciarle, passare con loro momenti piacevoli, anche se lo vorremmo.

• IL FATTORE PRESSIONE SOCIALE. Come ciascuno di noi ha avuto modo di constatare, le video chiamate ci raggiungono anche quando siamo spettinati, in pigiama, di cattivo umore, con la casa in disordine, o dopo 15 ore passate davanti a un device per lo smart-working e a supporto della didattica a distanza dei figli. Ricevere una video chiamata a sorpresa ci mette immediatamente in difficoltà, sia nel caso in cui si abbia avuto o meno la possibilità di darsi una sistemata. La percezione del bisogno di essere “pronti ad apparire per una video chiamata” porta con sé una maggiore pressione. Il dover apparire in qualche modo presentabili, ci mette a disagio, ci fa comportare in modo poco spontaneo e distrae dal senso profondo della conversazione. Inoltre, come tutti abbiamo potuto sperimentare, non sempre è possibile durante le sessioni di video-call, demarcare nettamente gli spazi e i tempi dedicati al lavoro, alla famiglia e agli affetti. A tutti sarà capitato di vedere sbucare all'improvviso dallo schermo il simpatico muso di un cane, sentire nettamente il passaggio del camion per la raccolta del ferro e della riparazione delle cucine a gas, o il faccino di un bambino che vuole la sua mamma o il suo papà.

• L’AUTO-RAPPRESENTAZIONE NELLE VIDEO CHIAMATE E L’ANSIA DA PALCOSCENICO: Un altro fattore di stress e distrazione deriva dal fatto che nelle video-chiamate la presenza della telecamera ci permette di avere un feedback continuo sia della nostra immagine, che delle persone con cui stiamo parlando, creando un effetto palcoscenico. È difficile non guardare il proprio viso sullo schermo o non prestare attenzione a come appariamo davanti alla telecamera. Questo non solo ci rende iper-consapevoli di noi stessi, del nostro aspetto e dello spazio dietro di noi che appare sulla telecamera, ma porta anche a sensazioni performative. Questo implica uno sforzo mentale maggiore di auto-consapevolezza e di attenzione divisa, che rende più faticoso seguire le conversazioni o una riunione, con maggiori possibilità di distrarsi. Inoltre, c'è la tentazione di controllare la posta elettronica o Slack o continuare a lavorare su qualcos'altro durante una riunione. Ci diciamo che possiamo fare entrambe le cose, ma il fatto è che il formato della chiamata richiede già troppa attenzione per consentire un multitasking efficace.

• LA GESTIONE DEL SILENZIO: Se nelle conversazioni di persona il silenzio crea un ritmo naturale nell'interazione con l’altro, durante un webinar o una video-riunione il silenzio ci fa pensare che la tecnologia ci sta abbandonando, chiedendoci se sia saltata la comunicazione. Comunicazione che talvolta si interrompe veramente, provocando fastidiose interruzioni nell'interazione e rendendo così molto più difficile ricostruire i diversi passaggi persi. Il silenzio che deriva quando i partecipanti alla riunione disattivano i microfoni per ridurre al minimo i rumori fastidiosi, può far sentire gli altoparlanti come se stessero parlando nel vuoto. Il leggero ritardo fa sembrare le persone meno amichevoli e porta a percezioni negative.

• IL FATTORE GALLERY VIEW E L’ATTENZIONE PARZIALE CONTINUA. Il processo di interazione risulta più estenuante quando, alla stessa chat, partecipano più persone. La visione dei quadratini con l’immagine dei partecipanti, disposte come in una galleria di quadri - che gli esperti chiamano "gallery view", mette alla prova la visione centrale del cervello, forzandolo a decodificare più persone allo stesso tempo, nessuna delle quali emerge in modo significativo, nemmeno chi sta parlando. Il processo dell’attenzione parziale continua, richiesta durante una video-chiamata di gruppo, può essere paragonata al cercare di cucinare e leggere allo stesso tempo. Questo comporta che le videochiamate di gruppo si rivelano meno collaborative e più simili a una serie di “compartimenti stagni”, in cui parlano solo due persone alla volta mentre gli altri ascoltano. Se si visualizza solo la persona che di volta in volta parla, non si vedono le reazioni dei partecipanti non attivi, che normalmente vengono percepite con la visione periferica.

• IL SOVRACCARICO DI RIUNIONI: Esiste inoltre un’ulteriore spiegazione alla Zoom Fatigue, forse la più scontata, ma non meno importante delle precedenti. Banalmente, il fatto di “non perdere tempo” nel viaggiare e nello spostarsi da una riunione ad un’altra, potrebbe averci indotto a programmare un numero maggiore di video-conferenze all'interno della nostra vita, rispetto a quanto eravamo soliti fare.

Come ridurre la Zoom Fatigue: consigli utili

Al di là della inevitabile stanchezza fisica a carico di occhi, collo e schiena, come è possibile limitare questo senso di affaticamento? Ecco alcuni suggerimenti:

• Come detto partecipare ad una video chiamata richiede una quantità di energia maggiore rispetto a quella di una conversazione dal vivo. Il primo suggerimento è dunque quello di limitare le videochiamate a quelle strettamente necessarie o comunque considerare se è necessario che la telecamera rimanga sempre accesa durante sessioni prolungate di lezioni o riunioni. Concediti il permesso di spegnere la videocamera per ascoltare.

• Avere sempre un'agenda: Per tutte le videochiamate a cui partecipi, insisti affinché l'organizzatore identifichi uno scopo chiaro per la riunione e fornisca un ordine del giorno di ciò che tratterai. Renderà le chiamate che mantieni più efficienti e più produttive. Inoltre, hai carta bianca per rifiutare gli inviti alle chiamate senza uno scopo.

• Altro suggerimento è quello di valutare se la videochiamata o la video riunione sia davvero la soluzione più efficiente e meno dispendiosa in termini di tempo ed energie. Sacrificare il video a favore di una telefonata può diminuire il carico di percezioni, facendoci sentire meno stanchi. Ad esempio un’alternativa valida potrebbero essere la condivisione di testi, di slides o di e-mail, così da evitare il sovraccarico di informazioni e ridurre il numero di riunioni allo stretto necessario. La battuta “questa riunione avrebbe potuto essere un'e-mail” potrebbe tornare utile. Può essere utile anche la collaborazione tramite cloud. I documenti Google e altre offerte di G Suite consentono di lavorare in modo collaborativo allo stesso documento contemporaneamente, ottimo per il brainstorming, la pianificazione e altro ancora.

• Pianifica le pause. È importante prendersi del tempo tra una riunione o una videochiamata e l’altra. Prova, se ti è possibile, a rendere le riunioni più brevi (50 minuti anziché 1 ora), in modo da utilizzare quei minuti “guadagnati” per fare piccole pause. Quei pochi minuti in più ti daranno la possibilità di alzarti e fare stretching, prendere un caffè, fare uno spuntino veloce o fare quella tanto necessaria pausa per il bagno.

• Un altro suggerimento potrebbe essere quello di utilizzare lo schermo per visualizzare gli altri, invece della propria immagine. La comunicazione, per il principio illustrato prima legato al sistema di auto-rappresentazione, sarà più facile. Nascondi "Visualizzazione personale": gli altri ti vedranno, ma (come nella vita reale) non ti verrà costantemente ricordato questo fatto. Questo può aiutarti a sentirti meno impacciato durante le videochiamate.

• Consideriamo inoltre quante persone devono essere incluse in una video chat. Naturalmente, un numero minore di persone renderà la videochiamata più facile e meno impegnativa rispetto alle riunioni più grandi.

• Evita il multitasking. Il carico di lavoro cognitivo associato alle videochiamate è molto più alto rispetto alle riunioni di persona, quindi provare a fare qualcos'altro (come controllare la posta) allo stesso tempo non farà che aggravare il problema. Quando possibile, riduci a icona le altre schede, il programma di posta elettronica e la piattaforma di chat in modo da non essere tentato di fare altro.

• Stabilisci un tempo della tua giornata in cui essere totalmente disconnesso da internet. Potrai dedicarti a te stesso e alle tue passioni: leggere un libro, fare yoga, suonare la chitarra, fare una passeggiata, passare del tempo con una persona a te realmente cara. Questo aiuterà a superare la sensazione di essere sopraffatto o invaso.

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